Beobachtungen und Empfehlungen aus der Praxis
So ist zum einen der Anteil der »Warning Letters«, die Medizinprodukte betreffen, in den letzten Jahren stark angestiegen, zum anderen nimmt auch die Inspektionstätigkeit ausserhalb der USA zu. Von der gesteigerten Überwachungstätigkeit sind oft auch Hersteller von Produkten der geringeren Risikoklassen (FDA class II bzw. FDA class I) betroffen, die ihre Produkte bisher ohne Inspektion in den USA absetzen konnten. Solche Produkte können über das 510 (k)-Verfahren der FDA relativ leicht angemeldet werden und verfügen damit über die erforderliche Marktzulassung.
»Was kommt da auf unsere Firma zu?«
In diesen Fällen treten dann in kleineren genauso wie grösseren Firmen Fragen auf wie: Wie geht denn eigentlich die FDA bei Inspektionen vor? Sind wir nicht sowieso mit der regelmässigen Überwachung durch unsere »Benannten Stellen« (Notified Bodies) bereits abgedeckt? Verlangt die FDA doch etwas zusätzlich? Kann mir im schlimmsten Fall der Entzug von Marktzulassungen drohen?
Wegen der grossen Bedeutung des US-Markts werden in der Folge meist umfangreiche Projekte aufgesetzt, um den eigenen Betrieb »inspektionsfest« zu machen. Dabei stellt sich meist heraus, dass die Ressourcen zu knapp sind, um in der verbleibenden Zeit bis zur Inspektion den gesamten Betrieb zu überprüfen und bestehende Lücken zu schliessen.
In der Praxis zeigten sich in einer Reihe von Fällen folgende Aspekte als besonders wichtig:
. Update: Das eigene SOP-System ist oft nicht auf einem aktuellen Stand, bzw. es herrscht Unklarheit darüber, ob es nicht an der einen oder anderen Stelle überarbeitet werden müsste.
. Dokumentation und Validierung: Die Produkte sind meistens sehr gut entwickelt und am Markt erfolgreich - ist aber auch die Entwicklungsdokumentation ausreichend? Ist der Transfer in die Produktion nachvollziehbar und liegen alle erforderlichen Unterlagen zur Design-Validierung vor? Wie steht es mit der Prozessvalidierung: Ist sie für das einzelne Produkt erforderlich, oder reicht eine Verifizierung aus? In welchem Umfang müsste eine Prozessvalidierung vorliegen und kann das für die bestehenden Produkte belegt werden?
. Änderungsmanagement: Produkte ändern sich aufgrund von zusätzlichen Kundenanforderungen oder aufgrund der Wettbewerbssituation oft sehr rasch. Wie sieht es da mit dem Änderungsmanagement aus? Werden alle Änderungen gemäss der eigenen Change Control SOP dokumentiert? Werden die Änderungen daraufhin bewertet, ob vielleicht die bestehende Zulassung geändert werden muss? Wann muss überhaupt die FDA über eine Änderung informiert werden? Wie kann man sich im Zweifelsfall absichern, ohne dass Kosten explodieren oder Markteinführungen unnötig gebremst werden?
. Trainingsmanagement: Die Mitarbeiter verfügen meistens über eine sehr gute Ausbildung und eine lange Berufserfahrung. Wie sieht es aber mit dem Trainingsmanagement aus? Kann die Qualifikation der Mitarbeiter auch belegt werden und ist die Dokumentation vollständig?
. Herstelldokumentation: Die Produktion läuft zuverlässig, der Markt wird versorgt, Reklamationen sind selten und eigentlich sollte man sich keine Sorgen wegen einer Inspektion machen müssen. Sind aber die Herstelldokumente in Ordnung? Werden alle Tests und Inprozesskontrollen so dokumentiert wie gefordert? Sind die Anlagen qualifiziert und kann das nachgewiesen werden? Wird bei Änderungen im Herstellprozess, bei den Produktionsanlagen, bei Rohstoffen und Lieferanten oder bei Softwareänderungen immer das bestehende Change-Control-Verfahren eingehalten?
. Vollständigkeit: Eine entscheidende Frage ist manchmal auch: Gibt es vielleicht Produkte, die bereits auf dem Markt sind, bei denen es aber Lücken beim Designtransfer, bei der Prozessvalidierung oder bei der Qualifizierung von zugehörigen Anlagen gegeben hat? Wie steht es in diesen Fällen mit der Zulassung der Produkte?
. Computer-Validierung: Auf dem Feld der CSV (Computerized Systems Validation) muss man unterscheiden zwischen Produkten mit Softwareanteil bzw. ohne Softwareanteil. Im ersten Fall kommt der Validierung der Produktsoftware im Rahmen des Entwicklungsprozesses sowie im Change Control eine entscheidende Bedeutung zu, im zweiten Fall fällt das natürlich weg. Beiden Fällen gemeinsam ist, dass ERP-Systeme und die Steuerungssoftware von Produktionsanlagen validiert sein müssen.
. Qualitätssicherungssystem: Das Qualitätssicherungssystem selbst ist ggf. auch zu überarbeiten. Hier ergibt sich oft, dass der historisch gewachsene Zusammenhang zwischen bestehenden Policies und Dokumenten klarer hierarchisch geordnet werden sollte.
Es ist unschwer zu erkennen, dass für die Klärung und Behebung der genannten Problempunkte ggf. viele Mannmonate an Arbeit erforderlich sind. Da die Zeit bis zur anstehenden Inspektion meist nur mehr knapp ist, braucht es also bei der Vorbereitung eine massgeschneiderte Fokussierung auf die wesentlichen und für den Inspektionserfolg entscheidenden Punkte.
Die Antwort liegt in der Anwendung des risikobasierten Ansatzes der FDA auf die eigene Situation: Konzentration auf diejenigen Punkte, die bei der Inspektion entscheidend sind und rasches Identifizieren dieser Punkte in einem »Quick Check«.
Ein »Quick Check« ermittelt schnell die Abweichungen
Hier hilft das Vorgehen nach der QSIT (Quality System Inspection Technique) der FDA: In einer »Mock-Inspection«, also in einem Audit, das die Vorgehensweise der FDA imitiert, werden der Ist-Zustand ermittelt und die bestehenden Abweichungen festgestellt. Damit erreicht man zwei Dinge: Erstens können die erforderlichen Massnahmen auf dieser Grundlage zuverlässig priorisiert werden und zweitens, ebenso wichtig, wird das Bewusstsein der Mitarbeiter für Schwachpunkte geschärft, die bislang vielleicht gar nicht als solche empfunden wurden. Damit verbunden ist gleichzeitig eine Schulung für das Verhalten bei der späteren echten Inspektion. Die Akzeptanz und das Commitment für die mit der Vorbereitungsarbeit verbundene Zusatzbelastung steigen dann ganz automatisch.
Sollten Sie sich oder Ihr Unternehmen in den angesprochenen Punkten wiederfinden, dann nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Chemgineering hat Hersteller von Medizinprodukten nachweislich fokussiert und erfolgreich bei der Vorbereitung auf FDA-Inspektionen begleitet und in mehreren Fällen auch bei der Inspektion direkt unterstützt. Wir stehen gerne zur Verfügung, um Ihre besondere Situation und Ihre individuellen Anforderungen in einem unverbindlichen ersten Gespräch zu klären und einen Lösungsansatz herauszuarbeiten.
Dr. Gerhard R. Bauer
