Nur wer vorwärts paddelt, bleibt obenauf …

Nicht nur die »Q10-Pharmaceutical Quality System« fordert in Absatz 1.8 eine klare Identifizierung von Prozessen, ihrer Abfolge und Zusammenhänge, auch in Inspektionen wird der Wunsch hinsichtlich einer klaren Prozessdarstellung immer eindringlicher. Nicht selten finden Auditoren viele hundert Regelungen vor, die oftmals gewachsen oder gar zusammenhangslos anmuten und damit eine Vielzahl von unbequemen Fragen verursachen.

»Wie ist Ihr QM-System organisiert?«, war jüngst die Frage eines Inspektors und damit der Auslöser zum Aufbau einer Prozesslandkarte, die einen einfachen Einstieg in das konzernweite Q-System ermöglichen sollte. Andernorts sollten Prozesse restrukturiert und dabei Support- und Managementabläufe auf einer möglichst hohen Unternehmensebene vereinheitlicht werden. Dabei entstand ein Prozessportal, das die Integration unterschiedlicher Abläufe immens erleichtert. Gleichzeitig dient es dazu, Interessenten und neuen Mitarbeitern das Unternehmen vorzustellen sowie Inspektionen proaktiv zu führen.

Effizienzkiller ausschalten
Üblicherweise sind globale Prozesse eng verzahnt mit Landeseinheiten, Business Units und Standorten. Hierbei geht schnell die Übersicht verloren und der Versuch, die Prozesswelt in Excel-Sheets zweidimensional darstellen zu wollen, scheitert zumeist. Oftmals bleiben deshalb komplexe Abläufe in der bereits vor Jahren beschriebenen Form offiziell existent, während sich in den lokalen Einheiten eigene, pragmatische Vorgehensweisen entwickelt haben. Unklarheiten, Widersprüche und Redundanzen sind also vorprogrammiert.

Eine elektronische Prozesslandkarte verschafft den notwendigen mehrdimensionalen Überblick. Die Bedienbarkeit spielt hier zunehmend eine Rolle: »Wir wollen nicht nur das Telefon, wir möchten das iPhone!« verdeutlichte ein Kunde seinen Wunsch nach einer neu zu schaffenden »Process Map«. Der Zutritt auf Knopfdruck, eine grafische Oberfläche mit den Bildwelten des Unternehmens, die intuitive Navigation, nahezu beliebige Sichten auf die Prozesse sowie die konzernweite Verfügbarkeit waren damit Anspruch und Herausforderung.

Unsere Lösung:
Ein inter- und intranetfähiges Prozessportal mit globalem Zutritt in die unternehmensweite Prozesswelt. Globale Prozesse, lokale Regelungen oder nur in bestimmten Geschäftseinheiten geltende Vorschriften sind dank moderner Datenbanktechnik selektier- und darstellbar. Ein einmal objektorientiert modellierter und mit seinen Mitteln und Methoden versehener Prozess kann nun aus nahezu beliebigen Perspektiven dargestellt werden.

Prozessmanagement eingeleitet
Der Aufbau einer elektronischen  Prozesslandkarte ist ein erster, wesentlicher Schritt hin zu konsistenten, messbaren und optimierfähigen Prozessen. Ein effektives Geschäftsprozessmanagement hilft, Unternehmensabläufe zu straffen und zu mehr Effizienz zu führen.

Frank Studt