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Efficient IT für regulierte Unternehmen

Ist Ihre IT anpassbar und effizient genug?
Ist Ihre IT anpassbar und effizient genug?

Wachsender Kostendruck und steigende gesetzliche Anforderungen insbesondere im Life Sciences Bereich erfordern effiziente und schnelle Informationssysteme, für deren Management sauber definierte und möglichst schlanke Arbeitsprozesse existieren und gelebt werden müssen.

 

Ihre Situation/Motivation

  • Gelten diese Postulate wirklich generell?
  • Unternehmens-IT-Systeme sind teuer und sehr komplex!
  • IT muss allgegenwärtig verfügbar, darf aber nicht teuer sein!
  • Wettbewerber, Technologiesprünge und der Markt zwingen Unternehmen, in IT zu investieren und schlanke, effektive Prozesse zu installieren!

 

Was ist Efficient IT?
Efficient IT bringt verschiedene Sichtweisen auf die IT unter «einen Hut»:

  • die Firma als Nutzer
  • die IT als Dienstleister
  • die Ökologie («Green IT»)
  • die Kosten

Efficient IT hat mit jedem dieser einzelnen Mitspieler unterschiedliche Wechselwirkungen.

Die Sicht des Unternehmens
IT soll aus Sicht der Firma vor allem zukunftsorientiert sein. Besonders wichtige Aspekte sind nachfolgend beschrieben:

Unbegrenztes Wachstum
IT sollte in Zeiten des Wachstums niemals der Flaschenhals sein oder gar Wachstum blockieren, weil Systeme nicht erweiterbar oder nicht für neue Anforderungen konfigurierbar sind.

Anpassbarkeit
Wenn neue Anforderungen an die IT gestellt werden, sollen die IT-Systeme an ebendiese Anforderungen schnell und effizient angepasst werden können.

Sicherheit & Verfügbarkeit
In Zeiten der ständigen Erreichbarkeit soll IT genau dies ermöglichen. Daten sind überall und zu jeder Zeit verfügbar. Dieser Trend birgt jedoch ein Risiko. Die Datensicherheit muss nun nicht mehr nur im eigenen Netzwerk garantiert werden, sondern es sind Themen wie z.B. Cloud-Computing, Industrie 4.0, Mobile Computing, BIG-DATA, die die Diskussion um das Thema Datensicherheit aktuell bestimmen. Der Schutz eigener Daten vor unberechtigtem Zugriff steht dabei immer im Fokus. Speziell im regulierten Bereich bekommt der Aspekt der Datensicherheit in Bezug auf sichere Archivierung und Schutz gegen Datenverlust eine besonders wichtige Rolle.

Effizienz
Im Sinne des Wortes «Efficiency = do more with less» ist es natürlich im Sinne des Unternehmens, wenn die IT mit weniger Budget, Personal etc. mehr Aufgaben für das Unternehmen ausführen kann. Gleichzeitig soll IT Ressourcen dann zur Verfügung stellen können, wenn sie benötigt werden. Das heisst im Umkehrschluss – Planbarkeit aus Sicht des Unternehmens. IT-Ressourcen werden dann und nur dann besorgt, wenn es notwendig ist. Falls es jedoch zur einer Ressourcenknappheit kommt, ist es das höchste Ziel, die Downtime so kurz wie möglich zu halten.

Die Sicht der IT als Dienstleister
Die hohen Ansprüche des Unternehmens an die IT haben zur Folge, dass sich die IT auf Themen wie Struktur, Qualität und Ökologie besonders fokussieren muss.

Struktur

  • Systemkomplexität minimieren
  • Modularisierung der Systemkomponenten
  • IT-Umfeld kategorisieren und standardisieren
  • Outsourcing von IT-Services, die keinen direkten Kundenkontakt haben

Qualität

  • proaktiv und nicht reaktiv
  • Service-Gedanke und Quality-of-Service im Vordergrund
  • Standardisierung von Software-Tools
  • neue Themen konsolidieren

Regulierter Bereich

  • EU-GMP-Annex 11/15 und/oder 21 CFR Part 11-Compliance der Systeme und ihrer Infrastruktur
  • Change Management
  • Risiko-Management
  • Einhaltung des Life-Cycle-Gedankens und des dokumentierten Nachweises dazu
  • Einhaltung der IT-Governance-Regeln im Rahmen der Unternehmensrichtlinien

Was heisst das für die Führung der IT in einem validierten Umfeld? Es bedeutet, dass die IT stark standardisiert und prozess- /risikoorientiert ihre Aufgaben angehen muss.


Die Sicht der Ökologie
Die gesellschaftlich geänderte Auffassung bezüglich natürlicher Ressourcen und des Umgangs mit der Umwelt führt zu der Anforderung an die IT, «grün» zu sein:

  • Energieverbrauch mindern
  • optimierte Serviceprozesse der IT
  • für schnelle Reaktionszeiten
  • Ressourcen optimal nutzen
  • Einsatz von neuester Technologie im Tagesgeschäft
  • Vermeidung von Elektronikschrott und Einsatz von entsprechend zertifizierten Produkten

 

Die Sicht der Kosten
IT wird häufig als reiner Kostenfaktor gesehen, wie in der Sicht des Unternehmens schon dargestellt. Werden jedoch die Aspekte der Ökologie, der Effizienz, der Ausfallsicherheit und des Quality-of-Service richtig umgesetzt, führt das auch zur kosteneffizienten Nutzung der IT-Ressourcen. Werden die Aspekte Wachstum, Anpassbarkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit in einer klaren und systematisierten Struktur (unter Berücksichtigung des risikobasierten Ansatzes der CSV gemäss GAMP5©) umgesetzt, dann wird aus IT als Kostenfaktor eine IT als Nutzenfaktor und «business enabler». «Do more with less» wird dann ein gelebtes Motto in der IT-Abteilung.

 

Unser Angebot, Ihr Nutzen
Analyse
Basisaudit
Wir bieten eine praxisgerechte GAP-Analyse ihrer IT-Situation unter Berücksichtigung von GAMP 5© und 21 CFR
Part 11, um die Effizienzsteigerungspotenziale zu bestimmen.

Selbsteinschätzung
Sie lernen Ihr Unternehmen und dessen IT-Zustand quasi mit der Sicht von aussen kennen und decken selbst Ihre Stärken und Schwächen auf.


Dialog
Management-Beratung
Wir bieten Ihnen strategische Beratung zum Aufbau Ihrer IT-Strategie, Ihrer IT-Organisation, der IT-Abläufe und zur Abschätzung von Kosten und Terminen.

Starthilfe
Sie überwinden die anfänglichen Hürden, lernen unsere Arbeitsweisen kennen und initiieren umgehend die notwendigen Folgetätigkeiten.

Taktische Unterstützung
Verlagern Sie Management-Tätigkeiten und Überzeugungsarbeit auf unsere Schultern! Wir überwachen Arbeitsfortschritte und initialisieren ausschliesslich notwendige Schritte.

 

Know-how
Systemberatung
Gemeinsam erarbeiten wir Umsetzungspläne, notwendige Dokumentationen und Verfahrensweisen. Wir steuern und
unterstützen Ihr IT-Team in der Projektarbeit.

 

Zeit = Engpass
Praktische Arbeit
Wir setzen Anforderungen um, schreiben Dokumente (z.B. SOPs), implementieren Arbeitsweisen, prüfen und geben zusammen mit Ihnen frei.

 

Druck von aussen
Entlastung Ihrer Fachabteilungen
Sparen Sie eigene Ressourcen, investieren Sie nur so viel wie unbedingt notwendig, indem Sie uns für die alltägliche Projektarbeit einsetzen.


Efficient IT – the route to improvement
Phase 1: Wie erreiche ich diese Ziele?

1. Zieldefinition
2. Fit-Gap Analysis
3. SWOT Analysis
4. Projekte und Massnahmen identifizieren
5. Plan – Do – Check – Act: Projekte initiieren und umsetzen
6. Erfolgskontrolle
7. Kontinuierliches Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Phase 2: Wie setze ich das Geplante um?
1. Erfahrene Berater und ehemalige IT-Manager für

  • Analyse
  • Massnahmenplanung und -umsetzung
  • Projektmanagement
  • Erfolgskontrolle

2. Interims IT-Manager/CIOs
3. Coaches für das IT-Management

 

Dr. Thomas Karlewski|Managing Consultant Efficient IT|Chemgineering|The Business Designers

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