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Labor-Umzugsprojekt

Umzugsprojekte bei laufendem Betrieb sind eine besondere Herausforderung.
Umzugsprojekte bei laufendem Betrieb sind eine besondere Herausforderung.

2014 wurde Chemgineering von der Biotest AG mit den Umzug verschiedener Labore (QK und F&E) und der Abteilung Wareneingang Plasma (WEP) in einen Neubau beauftragt.Die besondere Herausforderung lag dabei in der Notwendigkeit, den laufenden Betrieb der umzuziehenden Abteilungen aufrecht zu erhalten, wobei erfahrungsgemäss im Neubau mit unerwarteten Störungen gerechnet werden musste.

Die Biotest AG stellt aus menschlichen Blutplasmaspenden Blutgerinnungsmedikamente und Medikamente für die Intensivmedizin her. Im Rahmen einer Erweiterung am Standort Dreieich wurden ein neues Gebäude für den Wareneingang und begleitende Labore erstellt. Der Neubau gliedert sich in vier Bauteile (a – d, siehe Abb. 1). Bauteil c und d werden vom WEP genutzt. Hier wird das angelieferte Blutplasma in Empfang genommen und in Bauteil d in einer auf ‑30°C gekühlten Kühlzelle eingelagert In Bauteil a befinden sich QK-Labore. In diesen Laboren werden unter anderem Plasmaproben aus dem WEP geprüft. Im ersten Obergeschoss befinden sich ausserdem noch Büroräume. Im zweiten Obergeschoss sind Labore der biologischen Sicherheitseinstufung S2 und S3** für eine Forschungsabteilung untergebracht. Weitere Büros, Pausenräume usw. befinden sind im Bauteil b.

 

Teilprojektleitung und Koordination des Umzugs
Der Auftragsumfang von Chemgineering umfasste die Teilprojektleitung und Koordination für den Umzug aller hier untergebrachten Abteilungen. Am Anfang des Projekts stand die Erstellung des Umzugs-Masterplans. Dieser beschreibt die Bedingungen und das Vorgehen für den Umzug und legt die Vorgehensweise, die zu erstellenden Dokumente sowie die Verantwortlichkeiten fest.

Ein Teil der Labore musste im laufenden Betrieb umziehen, damit weiterhin Proben bearbeitet werden konnten. Ein Ausfall der Labore bzw. des WEP hätte einen direkten Einfluss auf die Produktion und somit wirtschaftliche Auswirkungen gehabt. Der Umzug wurde daher in verschiedene Phasen geplant, die sich wie folgt aufgliedern:

Phase 0

  • Einkauf, Installation und gegebenfalls Qualifikation von neu zu erwerbendem Equipment
  • Erstellung der erforderlichen Dokumente (Umzugsrisikoanalyse, Terminplan, Umzugslisten, Ausschreibungsunterlagen usw.)
  • Vergabe externer Arbeiten

 Phase 1

  • Umzug des ersten Teils des Equipments unter Erhalt der Funktionsfähigkeit des Bestandslabors

 Phase 2 (nach Herstellung der Funktionsfähigkeit des Labors
im Neubau)

  • Umzug des zweiten Teils des Equipments

 

Die Phase 0 fand für alle umziehenden Abteilungen zeitgleich statt. Die Phasen 1 und 2 wurden abteilungsspezifisch betrachtet und bei Bedarf pro Arbeits-/Laborbereich einer Abteilung aufgegliedert.

Als Vorbereitung für den Umzug und zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wurde pro Abteilung das umziehende Equipment (Laborgeräte, Chemikalien, Reagenzien, Büromaterialien, PCs usw.) erfasst.

In einer Umzugsliste pro Abteilung wurden folgende Punkte festgehalten:

-       Gerätebezeichnung

-       Bestands- oder Neugerät

-       alter Standort

-       neuer Standort

-       Geräteangaben (Hersteller, Gewicht, Abmessungen)

-       Kritikalität für den Laborbetrieb

-       Empfindlichkeit gegen Erschütterungen oder Temperatur

-       Gefährdungspotenzial (Biostoff/Gefahrstoff)

-       Geräteverantwortlicher (Ansprechpartner für den Umzug aus der Abteilung)

-       Erfordernis Herstellersupport

-       Geräteanschlüsse (Strom, Wasser, Abwasser, Druckluft usw.)

-       Kosten bei Neubeschaffung für Versicherung

-       Umzugzeitpunkt (Phase)

 

In Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern aus den Abteilungen wurde ein Terminplan für den Umzug der Laborgeräte erstellt. Im Grobterminplan wurden Meilensteine für den Start des Umzugs, vorbereitende Massnahmen und die einzelnen Umzugsphasen dargestellt. Unter der jeweiligen Phase wurden pro Abteilung die Geräte aufgelistet.

Für jedes Gerät wurden im danach aufgestellten Feinterminplan die Aktivitäten für den Umzug bis zum Routinebetrieb bzw. bei Neugeräten für die Beschaffung bis zum Routinebetrieb definiert.

Im nächsten Schritt wurde ein Lastenheft für die Ausschreibung des Umzugs erstellt. In diesem Lastenheft wurden das Vorgehen für den Umzug sowie die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte beim Umzug beschrieben. Der Terminplan, die Umzugslisten und Pläne der Gebäude waren im Anhang des Lastenhefts ebenfalls Teil der Ausschreibungsunterlagen.

Durch die detaillierten Ausschreibungsunterlagen konnten sehr gut vergleichbare und qualitativ hochwertige Angebote ausgewertet werden, was im Vergabegespräch mit den Firmen zu grosser Verhandlungssicherheit und vertrauenswürdigen Preisen führte.

Das ausgewählte Umzugsunternehmen erstellte ein Umzugshandbuch. Dieses wurde vor dem Umzug den Mitarbeitern der umziehenden Abteilungen vorgestellt und diente als Leitfaden für den Umzug. Im Umzugshandbuch fanden sich Informationen zu:

-       den Ansprechpartnern inkl. der Kontaktdaten des Umzugsunternehmens, der umziehenden Abteilungen und des Projektteams,

-       den zu verwendenden Verpackungsmaterialien,

-       dem Ablauf des Umzugs für die einzelnen Abteilungen,

-       der Kennzeichnung des Umzugsgutes,

-       der Position des Fundbüros und des Packmaterialpools.

 

Zum Ende der Bauphase erfolgte die Lieferung der Neugeräte. Hier musste die Anlieferung, Einbringung, Aufstellung und Inbetriebnahme koordiniert und betreut werden. Die Liste der Neugeräte umfasste kleinere Laborgeräte wie Waagen und Zentrifugen sowie Kühl-, Gefrier- und Tiefgefrierschränke (-80°C) und drei Autoklaven. Die Herausforderung war hierbei die Koordination der verschiedenen Lieferanten und die Abstimmung mit der Bauleitung.

Während des ganzen Projekts wurde eng mit dem Projektteam für den Neubau zusammengearbeitet. Dies war unabdingbar, da Verzögerungen auf der Baustelle auch einen direkten Einfluss auf die Umzugsplanung hatten. Auch nach Beginn des Umzugs musste das Vorgehen mit der Bauleitung eng abgestimmt werden, da noch einige Restarbeiten im Neubau zu erfolgen hatten.

Die sehr detaillierte Planung und die gute Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien ermöglichten einen erfolgreichen Umzug. Die Labore und der WEP sind ohne umzugsbedingte  Betriebsausfälle in den Neubau umgezogen und haben den Betrieb aufgenommen.

 

Fazit
Bei komplexen Umzugsvorhaben im laufenden Betrieb ist die detaillierte Planung und die enge Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Betrieb und Umzugsfirma der Schlüssel zum Erfolg. Chemgineering unterstützt Sie gerne bei der Abwicklung Ihres Umzugs. Durch unsere langjährige Erfahrung bei der Abwicklung von solchen Projekten garantieren wir Ihnen einen reibungslosen Projektablauf.

 

Olaf Maassen|Projektingenieur|The Technology Designers

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