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Gute Herstellungsanweisungen sparen Geld

Effiziente und übersichtliche Herstellungsdokumente sind von elementarer Bedeutung für den Produktionserfolg. Sie kennen das: Alle Jahre wieder wird es Zeit, die Steuererklärung auszufüllen. Tun Sie das noch selber oder haben Sie sich entschieden, einen Steuerberater hinzuzuziehen? Ähnlich wie das Ausfüllen einer Steuererklärung kommt manch einem Mitarbeiter heutzutage die Herstelldokumentation im Betrieb vor. Herstellanweisungen wurden oft über viele Jahre geändert, angepasst und/oder aufgebläht. Sie enthalten Überarbeitungen aus Audits, unterliegen speziellen bzw. lokalen Wünschen von Betriebsleitern oder der Compliance, beinhalten Verweise zu Änderungsdokumenten oder sind durch Querverweise verwoben. Kann man das nicht besser machen?

Bedeutung der Herstellanweisung

Bei der Herstellung von Arzneimitteln sind die Herstellanweisungen (HEAs) bzw. Verarbeitungsanweisungen und -protokolle ein elementarer Bestandteil der Chargendokumentation. Durch die Chargendokumentation lässt sich nachweisen, dass die Produktion mit den Zulassungsunterlagen konform ist. Ebenso wird durch sie belegt, dass die Herstellung entsprechend den Gesetzen und Regelwerken erfolgte. Mittels der HEA lassen sich alle Tätigkeiten zurückverfolgen, die mit der Produktion in Zusammenhang stehen wie z.B. Verarbeitungsvorgänge, Verpackungsvorgänge, Probenahmen, Inprozesskontrollen. Neben der Freigabe von Chargen spielt die Chargendokumentation besonders dann eine wichtige Rolle, wenn im späteren Verlauf Qualitätsprobleme auftreten. Diese Probleme müssen zum Zeitpunkt der Freigabe noch nicht vorgelegen haben und können erst später aufgetreten sein. Daraus erschliesst sich auch, warum die Dokumentation ein gewichtiger Beweis bei rechtlichen Auseinandersetzungen ist. In Summe ist somit die Herstellungsdokumentation ein essenzielles Element der Qualitätssicherung.

Problemstellung

Auch wenn die gesetzlichen Guidelines und Regulierungen heutzutage nur den Rahmen vorgeben können, so ist doch mit einer stetigen Zunahme der Dokumentation zu rechnen. Lag die Anzahl der Seiten für eine Herstellanweisung noch in den 1990er Jahren bei 20 bis 30 Seiten, so stieg der Umfang 2015 auf über 100 Seiten. Die Anzahl der Eintragungen (Rohdaten, Datums- und Zeitangaben, Checkboxen u.a.m.) stieg von 100 (1990) auf 500 (2015), die Anzahl der Unterschriften pro HEA von 100 (1990) auf 500 (2015)1 und mehr. Seitenanzahlen von über 200 für eine Herstellanweisung sind heutzutage keine Besonderheit mehr. Die Anforderung an die Dokumentation wird auch in Zukunft weiter steigen. Im Rahmen der Internationalisierung können neben der Arzneimittel- und Wirkstoffverordnung (AMWHV), den EU-Richtlinien (EU-GMP-Leitfaden), der FDA (21 CFR 211), der ICH und der WHO auch weitere (regionale) Gesetze und Vorgaben bedeutsam werden.

Diese hohen Anforderungen an die Dokumentation und deren Umfang führen dazu, dass sich Produktionsmitarbeiter beim Ausfüllen der HEA schnell überfordert fühlen und es zu Fehlern kommt. Diese Fehler können finanzielle Folgen für den Herstellungsbetrieb haben durch:

  • Erhöhten Zeitaufwand der Mitarbeiter durch Abklären unklarer Formulierungen.
  • Unklarheiten werden durch den Mitarbeiter nicht erkannt oder gelöst, und es kommt zu Fehlproduktionen.
  • Zusätzlichen Stundenaufwand des Personals durch mehrere Review- und Bearbeitungsrunden, bevor die Freigabe erfolgt.
  • Zusätzliche Lagerungskosten, da die Freigabe länger dauert.
  • Wegen mehrfacher Korrekturen «unsaubere» Dokumentationen können zur Erstellung und Bearbeitung von Abweichungs- oder Änderungsberichten führen.
  • Beanstandungen in Audits, möglicherweise ebenfalls Zusatzkosten durch Wiederholung des Audits.

Ziel einer effizienten Herstelldokumentation

Auf Basis der oben genannten Punkte muss ein inhaltliches Konzept erstellt werden, um den Mitarbeiter leicht und selbsterklärend durch die Herstellanweisung zu führen. Inhaltliche Forderungen an eine effiziente HEA sollten folgende Punkte sein:

1. Klare Trennung zwischen HEA und Arbeitsanweisungen (SOPs)

Inhalt einer HEA sollte nicht die Beschreibung einzelner Arbeitsgänge im Detail sein. Diesbezüglich kann an den entsprechenden Stellen auf die relevanten SOPs verwiesen werden. Die HEA hat einen protokollarischen Charakter und stellt lediglich eine Abfrage dar, die durch den Mitarbeiter während der Durchführung zu komplettieren ist.

2. Vereinfachung der Review-Tätigkeiten

Die Herstellungsprotokolle unterliegen einer Review- und Freigabepflicht der Qualitätskontrolle. Entsprechend sind die Dokumente so zu gestalten, dass diese leicht, schnell und übersichtlich zu kontrollieren sind.

3. Übersichtlichkeit und Verständlichkeit der Dokumentengestaltung

Stil und Sprache des Dokuments müssen dem Zweck entsprechend angepasst sein. Jeder Anwender, der mit dem Dokument arbeitet, ist in der Lage, das Dokument zu verstehen. Dies kann dadurch erfolgen, dass Fachbegriffe nach Möglichkeit vermieden werden und dass kurze, aktive Sätze gebildet werden.

4. Klare Anweisungen

Formulierungen immer so wählen, dass der Mitarbeiter genau weiss, was er zu tun hat. Unklare Formulierung wie «ordnungsgemäss», «n/a», «geprüft» u.s.w. sollten nicht verwendet werden. Anstelle von «ordnungsgemäss umgelagert» kann man genauer formulieren «1 Tag vor der Einwaage wurde das Produkt von einem –20 °C Tiefkühlschrank in einen 5 °C Kühlschrank umgelagert».

Neben den vorher genannten Punkten zur inhaltlichen Gestaltung sollten auch visuelle Darstellungsmöglichkeiten berücksichtigt werden. Über das Definieren eines Farbkonzepts kann eine optische Einteilung und Orientierung möglicherweise nach Abteilungen (Einwaage, Abfüllung, Verpackung u.s.w.) sowie nach Personen (Prüfer, Techniker, Batch Record Reviewer u.s.w.) erfolgen. Der Vorteil ist, dass der Mitarbeiter sofort visuell erkennt, ob das vorliegende Dokument zu seinem Aufgabenbereich gehört.

Ein weiteres stilistisches Mittel, um den Mitarbeiter zu führen, kann das Einfügen von Piktogrammen sein. Symbole weisen den Mitarbeiter auf besondere Situationen hin, z.B. Gefahrensymbole nach GHS, PAS-Symbole, Symbole für Musterzugstellen oder Unterschriften, Symbole für elektronische Dokumente u.s.w.

Fazit

Viele Pharmafirmen schrecken davor zurück, ihre Herstellungsanweisungen auf den Prüfstand zu stellen, da dies mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand verbunden ist. Stellt man jedoch diesem Aufwand den Gewinn gegenüber, welchen man durch erfolgreiche Batches, schnellere Freigaben, geringere Lagerkosten und erfolgreiche Audits erzielt, so wird sich der investierte Aufwand durchaus lohnen. Falls Sie Ihre Herstellanweisungen überarbeiten und optimieren möchten, unterstützt Chemgineering Sie gerne als kompetenter Partner

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